سازمان های کوچک وابستگی کمتری جهت ارتباطات داخلی خود به پست الکترونیک دارند زیرا کارکنان در چنین محیطی در مجاورت یکدیگر کار می کنند و این در حالیست که اهمیت پست الکترونیک برای ارتباطات خارجی بدون توجه به بزرگی سازمان از نسبت یکسانی برخوردار است و این واقعیت را مطرح می کند که پست الکترونیک اکنون یک مکانیزم پر اهمیت جهت ارتباطات Business-to-Business می باشد و همه سازمان ها باید جهت تجارت و فعالیت موثر از آن استفاده نمایند.

دسترسی به نامه های الکترونیکی حتی زمانی که در پشت میز کارمان نیستیم به یک مساله مهم تبدیل شده است. پست الکترونیک جای خود را هم در ارتباطات تجاری و هم شخصی باز کرده و جدا نمودن این دو از هم در بهترین شرایط دشوار و در بدترین شرایط غیر ممکن است.
به جهت فراگیر بودن این سرویس، بیشترین حملات و آسیب ها از طریق این سرویس متوجه سازمان ها و شرکت ها بوده، بطوریکه سالیانه میلیاردها ریال برای مقابله با اثرات و اختلالات ناشی از هرزنامه ها (Spam)، ویروس ها، بدافزارها (MalWare) و جاسوس افزارها (SpyWare) به اینگونه مجموعه ها تحمیل می شود. شرکت ها و سازمان های کوچک عمدتاً از شرکت های سرویس دهنده Hosting برای پست الکترونیک خود استفاده می کنند اما شرکت های متوسط و بزرگ به دلیل مسائل امنیتی و حساسیت سرویس پست الکترونیک برای آنان، ناچارند یک Mail Server اختصاصی در محل خود برپا کنند. 

سازمانها ، شرکتها و کارخانجات و کلا موسساتی که بیشتر از ۱۰نفر پرسنل دارند ، ارتباط کاربران با یکدیگر در داخل سازمان   درابتدایی ترین حالت به وسیله ایمیل انجام میشود حال ممکن است این ایمیل یک ایمیل عمومی مانند یاهو یا جیمیل باشد ویا ایمیل مربوط به خود سازمان مانند: vali@saminserver.com که در این حالت کاربران با مشکلات خاصی درگیر هستند ، اول اینکه کاربری که در طبقه اول سازمان قرار دارد و قصد دارد به کاربری که در طبقه دوم سازمان مستقر میباشد یک ایمیل که حاوی یک درخواست اداری است بفرستدوقصد دارد از جیمیل یا یاهو ویا ایمیل شرکت استفاده نماید ، باید یک پروسه طولانی و پر ریسک را سپری نماید به این ترتیب که زمانی که کاربرطبقه اول ایمیل را میفرستد این ایمل ابتدا وارد سرور شرکت سرویس دهنده اینترنت شده سپس وارد سرورهای شرکت های سرویس دهنده که غالبا در کانادا و امریکا هستند میشود و در واقع زمانی که ما یک ایمیل به طبقه دوم سازمان میفرستیم این ایمیل باید ابتدا به قسمت دیگر دنیا برود و دوباره به سازمان ارسال شود ، و زمانی که ایمیل ارسالی حاوی فایل مهم و محرمانه باشد وضعیت به مراتب بدتر است زیرا که در این پروسه طولانی ارسال ایمیل از طبقه اول به طبقه دوم که ایمیل محرمانه ما از سرورها و شرکتهای مختلف عبور میکند و احتمال سرقت فایلهای بارگذاری شده همراه آن بسیار است.

دیگر اینکه ارتباطات کاربران سازمان در این بستر مدیون برقراری اتصال اینترنت است و چنانچه اینترنت در سازمان به هر دلیلی قطع باشد ارتباط الکترونیکی اداری کاربران با یکدیگر مختل خواهد شد. ویا مراکزی که در بیابان و خارج از بسترهای اینترنتی و مخابراتی هستند مانند کارخانجات ، نیروگاه ها ، و… ، در ارتباطات درون سازمانی خود دچار مشگل هستند.
و اما مسئله مهم دیگر محدودیتهای حجمی فایلهای پیوستی ایمیلهاست مثلا کاربر طبقه اول که به کاربری در طبقه سوم ایمیل میفرستد و یک فایل ۱۲ مگابایتی به آن پیوست نموده ، در ارسال ایمیل قطعا به مشگل خواهد خورد چون ارسال ایمیل در حال حاضر در ایران در بهترین حالت ممکن(به شرط استفاده از اینترنت پر سرعت و ایمیل های با میزبانی سرورهای قدرت مند)با حجم بیشتر از ۱۰ مگابایت امکان پذیرنمیباشد و اما مورد بسیار مهم دیگر اینکه اچون اکثرا سرورهای این ایمیل ها درخارج از ایران قرار دارد در هر زمان امکان اختلال و حتی مسدود شدن ایمیلها دور از انتظار نیست کما اینکه در حال حاضر به واسطه تحریمها بعضی از شرکتها شاهد این مشکلات بوده اند.
گروه نرم افزاری لینک برای حل تمام این مشکلات مطرح شده راه کار های بسیار ساده و کم هزینه برای شرکت و سازمان و.. شما ارائه می نماید. یکی از این راه کارها نصب و راه اندازی مایکروسافت اکسچنج سرور Microsoft Exchange Server 2013 در سازمان شماست.

اکسچنج سرور چیست؟

MS-Exchange-Logo

اکسچنج در واقع یک نرم افزار بسیار خاص ، کارآمدووسیع است که امکان ایجاد یک ایمل درون سازمانی که درعین حال در بستر اینترنت هم قابل دسترسی است را به ما میدهد.
راه کار فوق در واقع یک راه کار بسیار کارآمد برای حل مشگلاتی است که در بالا ذکر شد ، مثلا در نظربگیرید که سرور اکسچنج درسازمان شما قرار داده شده وبرای هر بیست کاربر شما یک ایمیل تعریف شده ، حال دیگر ایمیلی که کاربر از طبقه اول به طبقه سوم میفرستد به خارج سازمان نمی رود و یا از بستر اینترنت استفاده نمی کند ایمیل ارسالی کاربر طبقه اول به سرور اکسچنج سرور که در مثلا طبقه دوم است میرود وازآنجا به گیرنده که در طبقه سوم است ارسال میگردد ، ودرواقع سرعت ارسال و دریافت ایمیلها در اکسچنج همانند سرعت اینترانت(شبکه داخلی) شماست و همچنین در این حالت محدودیتی ازنظر حجم فایلهای پیوستی نیست شما حتی تا ۱۰۰ مگابایت فایل میتوانید به ایمیل خود پیوست کنیدو ایمیل شما به سرعت ارسال و دریافت خواهد شد

دیگر اینکه امنیت در این حالت بسیار بالاست شما هر نوع ایمیل محرمانه و هرنوع فایل پیوستی مهم را میتوانید دور از دسترس هکرهای اینترنتی بین کاربران ردوبدل کنید.
دیگر ارتباطات ایمیلی افراد مستقر در داخل سازمان شما وابسته به برقراری اتصال اینترنت نیست اگر اینترنت در سازمان شما قطع شد هیچ جای نگرانی نیست کاربران به راحتی میتوانند بدون وجود اینترنت به یک دیگر ایمل بزنند ، و اکسچنج برای سازمانهای که به دور از مراکز مخابراتی هستندوبه هیچ نوع اینترنتی دسترسی ندارد بهترین گزینه است.
معمولا کاربران در حال حاضر اکثرا در سازمانها برای ارسال و دریافت ایمیل از نرم افزار اتلوک به خاطر مزیت های بیشمار آن استفاده میکنند که یکی از مزیت های Microsoft Exchange Server 2013 این است که به راحتی در آتلوک کاربر اضافه میگردد و میتوان هم زمان با ایمیلهای دیگر کاربر در اتلوک اضافه گردد.

exchange_serverخصوصیات و مزایای کلی نرم افزار Microsoft Exchange 2013

  • دسته بندی تمام محتوای پست الکترونیک با ابزارهای متنوع (پوشه، برچسب، پرچم، فیلتر)
  • سازگاری نمایش در مرورگرهای فایرفاکس، سفری، کروم و اینترنت اکسپلورر
  • قابلیت دسترسی به ایمیل ها از طریق اینترنت ( Web Mail )
  • همگام سازی ایمیل ها، تماس ها و تقویم شناسه های یاهو و جی میل
  • دارای سیستم های امنیتیِ ضدویروس، هرزنامه، بدافزار و جاسوس افزار
  • قابلیت اتصال به سایر محصولات مایکروسافت نظیر مایکروسافت لینک
  • امکان کشیدن و رهاکردن هر چیزی از هر نقطه در برنامه
  • استفاده از چند حساب کاربری بصورت همزمان
  • نمایش راهنمای سریع امکانات در تول تیپ
  • پشتیبانی از زبان های انگلیسی و فارسی
  • امکان اتصال سامانه به اکتیو دایرکتوری
  • دارای قالب های محیط یاهو و جی میل